Personeelsplanning software programma

De personeelsplanning software van Primion biedt bedrijven in verschillende branches een online tool om het rooster efficiënt en overzichtelijk te beheren. Deze planner helpt niet alleen bij het maken van een goede dienstindeling, maar zorgt er ook voor dat je direct inzicht krijgt in de gewerkte uren van werknemers. Dit is belangrijk voor het bijhouden van voldoende beschikbaarheid en het verzekeren van de beste service. Met functies die het mogelijk maken om diensten en gewerkte uren makkelijk te beheren, biedt onze software een overzicht van wie, wanneer, en hoe lang aan het werk is.

Wat is personeelsplanning en hoe kun je daar slim mee omgaan?

Het is een breed begrip waar veel werkgevers en werknemer te maken hebben maar kort gezegd komt het neer een gezonde balans tussen personeel behoefte en beschikbaarheid. Het is in de praktijk vaak lastig om deze twee zaken in balans te krijgen vooral wanneer er veel parttime medewerkers aanwezig zijn. Het is onvermijdelijk, maar wat zou het mooi zijn als het sneller en efficiënter kon. Met prime Plan, de planning-software van primion Benelux, zet je in een mum van tijd een bedrijfsplanning op. Een systeem waarin het werkrooster van alle medewerkers eenvoudig kan worden ingepland. Een personeelsplanning maken was nog nooit zo simpel. Maar het gaat niet alleen om het plannen van het personeel. Met primion Benelux kun je ook invullen welke taken er uitgevoerd dienen te worden. Primion Benelux levert een slimme app én software die beide componenten, een strategisch personeelsplanning én de to do-list, naadloos met elkaar verbinden en een strategische bedrijfsplanning opleveren. Uniek! Deze ideale personeelsadministratie maakt dus meer dan alleen maar een personeelsplan. Vanuit andere pakketten zien we bijvoorbeeld of er een grotere of kleinere vraag wordt verwacht, wat zich automatisch vertaalt naar een andere bezettingsbehoefte dan normaal. Inplannen vanuit behoefte, niet vanuit de onderbuik, en op een eerlijke manier voor iedereen. Laat het aan ons over: primion Benelux ontzorgt en neemt werk uit handen, waardoor jij je weer op andere zaken kunt focussen!

Het doel van de personeelsplanning

Het primaire doel van personeelsplanning is het zorgen voor de juiste menselijke hulpbronnen op het juiste moment om aan de behoeften van de organisatie te voldoen. Dit omvat onder andere:

• Het minimaliseren van onderbezetting of overbezetting van personeel.
• Het optimaliseren van de personeelskosten.
• Het verbeteren van de operationele efficiëntie en productiviteit.
• Het waarborgen van de juiste vaardigheden en competenties binnen de organisatie.
• Het waarborgen van naleving van wettelijke vereisten, zoals arbeidsregelgeving.

Kwantitatief vs. kwalitatief

Kwantitatieve personeelsplanning richt zich op het bepalen van het juiste aantal medewerkers dat nodig is om aan de werklast van de organisatie te voldoen. Dit omvat:

• Het analyseren van historische gegevens, trends en seizoenspatronen.
• Het beoordelen van de verwachte vraag naar arbeid.
• Het berekenen van de benodigde personeelscapaciteit op basis van werkbelasting en werktijden.
• Het bepalen van de optimale balans tussen vaste medewerkers, deeltijdwerkers en tijdelijk personeel.

Kwalitatieve personeelsplanning richt zich op het identificeren van de benodigde vaardigheden, competenties en kwalificaties van het personeel om aan de operationele behoeften te voldoen. Dit omvat: Dit omvat:

• Het beoordelen van de huidige vaardigheden en competenties van het personeel.
• Het identificeren van toekomstige vaardigheidseisen.
• Het opstellen van ontwikkelingsplannen en trainingen om de benodigde kwalificaties te waarborgen.
• Het identificeren van potentiële knelpunten en het nemen van actie om deze aan te pakken.

Een effectief plan van aanpak

Voor het maken van een effectieve personeelsplanning is een stappenplan geen overbodige luxe. Hierbij kun je denken aan onderstaande zaken:

• Identificeer de operationele doelstellingen en werklastvereisten van de organisatie.
• Verzamel relevante gegevens, zoals historische gegevens, vraagprognoses en beschikbaarheid van personeel.
• Bepaal de benodigde personeelscapaciteit op basis van de analyse van gegevens en werklastprognoses.
• Identificeer de vereiste vaardigheden en competenties voor elke functie.
• Beoordeel de huidige vaardigheden en competenties van het personeel om eventuele lacunes te identificeren.
• Ontwikkel een strategie voor werving en selectie om de benodigde personeelscapaciteit en kwalificaties te waarborgen.
• Stel ontwikkelingsplannen op om de vaardigheden en competenties van het huidige personeel aan te vullen of te verbeteren.
• Monitor de personeelsplanning regelmatig en pas deze aan op basis van veranderende behoeften en omstandigheden.

Daarnaast helpt onze personeelsplanning software bedrijven om de kosten te beheersen en ervoor te zorgen dat er altijd voldoende mensen beschikbaar zijn voor de benodigde diensten. Dit biedt niet alleen een beter inzicht in de werkuren, maar helpt ook bij het plannen van toekomstige personeelsbehoeften. Of je nu enkele of meerdere locaties beheert, onze tool maakt het plannen van personeel eenvoudig en zorgt voor een efficiënte inzet van het team. Ontdek zelf waarom onze personeelsplanning software de beste keuze is voor jouw bedrijf en vraag een demo aan om de mogelijkheden te ervaren.

Vooruitziende blik voor een strategisch voordeel

Strategische personeelsplanning is een proces waarbij organisaties hun toekomstige personeelsbehoeften plannen en proactief strategieën ontwikkelen om deze behoeften te vervullen. Het omvat het identificeren van toekomstige personeelsbehoeften op basis van de strategische doelstellingen van de organisatie en het analyseren van de huidige capaciteiten van het personeel. Op basis van deze analyse kunnen organisaties plannen ontwikkelen om de kloof tussen de huidige en toekomstige personeelsbehoeften te overbruggen, bijvoorbeeld door middel van werving, training en ontwikkeling, en successieplanning.

Optimale verbinding tussen werkgever en werknemer

Een goede online rooster software combineert overzichtelijke informatie met directe verbinding tussen werkgever en werknemer. Als medewerker profiteer jij daar natuurlijk ook van omdat je altijd kunt zien wanneer je moet werken en ook kunt aangeven of je wel of niet aanwezig kunt zijn. En om de communicatie snel en vloeiend te houden is het wenselijk dat alles handig online gaat in plaats van papier. Daar hebben we bij primion Benelux natuurlijk een oplossing voor. Voldoet het huidige software pakket niet meer voor jouw organisatie door bijvoorbeeld groei? Stap dan over op Prime Suite!

Personeelsplanning is een complex proces dat cruciaal is voor het succes van een organisatie. Door zorgvuldig te plannen en de juiste balans te vinden tussen kwantitatieve en kwalitatieve aspecten, kunnen organisaties hun operationele efficiëntie verbeteren en hun doelstellingen effectiever bereiken. Door het volgen van de juiste stappen en het gebruik van geschikte tools en technieken kunnen organisaties een effectieve personeelsplanning ontwikkelen die hen in staat stelt om hun personeel optimaal in te zetten en de concurrentiepositie te versterken.

Netto vs Bruto personeelsbehoefte

De bruto personeelsbehoefte en de netto personeelsbehoefte zijn twee concepten die worden gebruikt bij personeelsplanning om de hoeveelheid personeel te bepalen die nodig is binnen een organisatie. Het belangrijkste verschil tussen beide begrippen ligt in de factoren die ze in overweging nemen bij het berekenen van de personeelsbehoefte.

• Bruto personeelsbehoefte: De bruto personeelsbehoefte verwijst naar het totale aantal medewerkers dat nodig is om te voorzien in de operationele behoeften van de organisatie, zonder rekening te houden met eventuele afwezigheden of personeelsverloop. Het wordt berekend op basis van de werklastprognoses, de vereiste vaardigheden en competenties, en andere relevante factoren die van invloed zijn op de personeelsbehoefte.

Bijvoorbeeld, stel dat een organisatie verwacht dat er gedurende een bepaalde periode 100 uur aan werklast is, en elke medewerker gemiddeld 40 uur per week werkt. In dit geval zou de bruto personeelsbehoefte 100/40 = 2,5 fulltime-equivalenten (FTE's) zijn. Dit betekent dat er ongeveer 2,5 medewerkers nodig zijn om aan de werklast te voldoen.

• Netto personeelsbehoefte: De netto personeelsbehoefte houdt rekening met verschillende factoren die van invloed zijn op de beschikbaarheid van personeel, zoals afwezigheden, personeelsverloop en flexibiliteit in het personeelsbestand. Het is het werkelijke aantal medewerkers dat nodig is, rekening houdend met deze factoren.

Bijvoorbeeld, als we teruggaan naar het eerdere voorbeeld van de bruto personeelsbehoefte van 2,5 FTE's, maar we weten dat er gedurende dezelfde periode één medewerker met verlof is en er een verwacht personeelsverloop is van 10%, dan zou de netto personeelsbehoefte anders zijn. Om de netto personeelsbehoefte te berekenen, zou je de bruto behoefte aanpassen door het aantal afwezige medewerkers en het verwachte personeelsverloop af te trekken. Stel dat er één medewerker met verlof is en het verwachte personeelsverloop 10% is, dan zou de netto personeelsbehoefte (2,5 - 1 - 0,1) = 1,4 FTE's zijn.

Kortom, de bruto personeelsbehoefte houdt geen rekening met afwezigheden en personeelsverloop, terwijl de netto personeelsbehoefte deze factoren wel in overweging neemt om een realistisch beeld te geven van het werkelijke aantal medewerkers dat nodig is om aan de operationele behoeften te voldoen.

De voordelen van Prime Suite: van personeelsplanning software tot medewerkers kunnen aansturen

Prime Plan is een geïntegreerd onderdeel van onze prime Suite en een toevoeging aan onze tijdregistratie. Kies je voor het juiste gemak? Ga dan voor het maken van personeelsplanning met het software programma (prime Plan), tijdregistratie (prime Time) en urenregistratie (prime Cost). Deze drie modules werken allemaal binnen één softwarepakket en zijn naadloos op elkaar afgestemd. Hierdoor kun je eenvoudig, binnen hetzelfde scherm, deze drie oplossingen gebruiken en raadplegen. Maak een afspraak voor een gratis DEMO en onze adviseurs leggen graag uit wat de mogelijkheden zijn en algemene voorwaarden bij het gebruik van onze software.

Werken bij primion Benelux? Bekijk onze vacatures.