Veranderen van sociaal secretariaat: hoe pakt u dat het beste aan?

Aanleidingen om te veranderen van sociaal secretariaat

Er zijn verschillende redenen om uit te kijken naar een nieuwe partner voor uw loonverwerking. Zo schiet uw huidige partner misschien tekort qua dienstverlening of verloopt de samenwerking niet zo vlot. Een andere optie: uw bedrijf groeit sterk of wordt eventueel overgenomen en u kijkt uit naar een nieuwe partner die uw ambities beter kan bijbenen. Ten slotte kan ook het aanbod van een nieuwe partner ruimer of financieel aantrekkelijker zijn. Mogelijk trekken zelfs betere digitale tools u over de streep. Logisch, want het digitale aspect is vandaag cruciaal bij de samenwerking met een sociaal secretariaat.

Hoe overstappen?

Als u besluit over te stappen naar een ander sociaal secretariaat, dan betrekt u primion Benelux daar best bij vanaf de analysemeeting, zo kan u veel sneller schakelen en wint u maanden tijd. Overschakelen gaat jammer genoeg niet van vandaag op morgen omdat er een vertaalslag gemaakt moet worden van het gegevensbestand naar de nieuwe situatie. Primion Benelux kan u daarin begeleiden en tijdig maatwerk detecteren zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

Een paar voorbeeldvragen die u zich best op voorhand stelt:

Met hoeveel werkgevernummers (bedrijven) moeten we rekening houden?
Zal de unieke ID van de werknemer wijzigen?
Welke zijn de nieuwe looncodes van het loonsecretariaat?
Werk je met voorschotten? Op basis van de reële prestaties of fixed?

Ook nog een paar tips:

Verander van sociaal secretariaat best bij het begin van een nieuw jaar (of eventueel kwartaal). Zo vermijdt u dat er bij de overdracht gegevens verloren gaan en dat er fouten gebeuren.
Hou er rekening mee dat er verschillende maanden voorafgaan aan de werkelijke implementatie. Een vlotte opstart in januari, betekent idealiter een planning vanaf de vorige zomer.
Denk op voorhand na hoe en waar de loonexport met de hoogst gevoelige info terecht moet komen. U betrekt beter uw IT-afdeling hier tijdig bij zodat ze de koppeling naar een nieuwe beveiligde server kunnen opzetten.
En ten slotte: voorzie tijd om een testbestand te genereren via een parallel testsysteem. U wil liever geen boze werknemers aan de lijn net voor de vakantieperiode.

Overstappen gebeurt grosso modo in vijf fases:

1. Administratieve verplichtingen: uw nieuwe partner neemt die voor zijn rekening

2. Opstartfase: tools configureren (parametrisatie)

3. Opleiding voor uw HR-medewerkers

4. Testfase

5. Implementatie (go-live)

Uiteraard vraagt overstappen naar een nieuw sociaal secretariaat altijd enige aanpassing van uw medewerkers. Maar u zult snel merken dat, na de “technische” omschakeling, het werken met een ander systeem vrij makkelijk is.

Belang van compatibele systemen

Een belangrijk aandachtspunt bij uw overstap zijn de urenregistratie en loonkosten van uw medewerkers. U moet met uw nieuw sociaal secretariaat namelijk afstemmen hoe u die gegevens digitaal zult aanleveren. Primion Benelux biedt hiervoor de nodige oplossingen: ons pakket prime Time kunt u immers makkelijk koppelen met de gangbare HR-tools. Zo bent u zeker dat alle gegevens correct worden doorgegeven.

Meer info over onze oplossingen voor urenregistratie? Neem gerust contact op.