Soiaal secretariaat veranderen doe je zo

Een stabiel sociaal secretariaat is van levensbelang voor een bedrijf. Door de loonadministratie en andere personeelszaken van je organisatie over te laten aan een gespecialiseerd bureau, kun je heel wat werk, tijd én zelfs geld besparen.

Redenen om over te stappen
Een goed sociaal secretariaat kan een jarenlange samenwerkingspartner zijn. Maar aan alles kan een einde komen, waaronder ook aan die band. Soms verloopt een samenwerking met je huidige secretariaat niet zo vlot. Of… je bent niet tevreden over hun (te) hoge prijs, mindere dienstverlening, minder passende aanbod of digitale tools die niet goed aansluiten bij de manier waarop je jouw bedrijf wilt runnen. Of wellicht ben je de markt aan het verkennen voor een overname, en zoek je een partner die die ambities beter waar kan maken.

Hoe dan ook: het is dus helemaal niet zo’n gek plan om je sociale secretariaat te heroverwegen. En wanneer je dit wil doen, dan helpt primion Benelux je hier graag bij mee. Wanneer je ons er vanaf het begin af aan bij betrekt, kunnen wij namelijk helpen met maatwerk waar je zelf wellicht niet aan gedacht zou hebben. Van de eerste analyse tot de laatste stap van de implementatie: wij kennen de fijne kneepjes van de transitie. Wij bieden tevens de juiste softwarepakketten, zoals prime Time. Hiermee kun je je sociale secretariaat heel eenvoudig koppelen met alle relevante HR-tools.

Voorbeeldvragen goed sociaal secretariaat

Om een succesvolle overstap te krijgen, moet er zowel analoog als digitaal veel gebeuren. Het is goed om je vooraf al een paar zaken af te vragen, zoals:

• Met hoeveel unieke werkgevernummers hebben we te maken?  
• Zullen de unieke ID-codes van werknemers veranderen?
• Wat zijn de nieuwe looncodes van het loonsecretariaat?
• Werk je met voorschotten? Of op basis van daadwerkelijke prestaties, of een ‘fixed price’?

Dit soort zaken, en tal van andere elementen, houden wij in het achterhoofd bij een overstap. Via ons kom je niet voor verrassingen te staan!

Tips
Naast deze voorbeeldvragen willen we je ook nog enkele tips geven wanneer je overschakelt naar een nieuw sociaal secretariaat.

• Wanneer moet je overstappen? Dat kun je het beste doen bij de start van het nieuwe jaar óf kwartaal. Dat geeft de minste kans op overdrachtsfouten.
• Let op: de daadwerkelijke implementatie kan zeker een paar maanden duren. Reken dus met enkele maanden aanlooptijd: wanneer je succesvol in januari ‘over wilt zijn’, moet je al in de voorafgaande zomer op de nieuwe manier gaan plannen.
• Welke afdelingen moeten het best beveiligd worden? Wie werkt met de gevoeligste informatie? Zorg ervoor dat die koppeling tijdig wordt gemaakt, het liefste als één van de eerste afdelingen.
• We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: testen, testen, testen. Zorg dat het nieuwe systeem vlekkeloos werkt en uitvoerig is getest wanneer je de omschakeling definitief maakt. Uiteraard kan primion Benelux hier ook bij helpen!

Stappen om over te stappen
We hebben vastgesteld waarom we willen overstappen, waarheen we willen overstappen en met welke aandachtspunten we willen overstappen. Maar: hoe doen we dat nu precies?

Grofweg verloopt dit in vijf fases:

• De nieuwe partner neemt de administratieve verplichtingen op zich
• Opstartfase (de tools vormgeven)
• Een opleiding voor de eerste medewerkers (HR)
• Testfase
• Implementatie

Wees gerust: wanneer je met een betrouwbare partner zoals primion Benelux dit proces doorloopt, kom je er beter uit dan hoe je begon. Na de eerste ‘technische’ omschakeling wil je al snel niet meer anders! En wanneer je professionele systemen voor urenregistratie gebruikt, zoals prime Time van GET, weet je zeker dat je gegevens in goede handen zijn én blijven. Met wie je de samenwerking daarna ook aangaat!