Hoe registreert u de reiskostenvergoeding in tijden van COVID-19 en thuiswerken?

Van een vaste naar een variabele vergoeding

Na de aankondiging dat de onbelaste vaste reiskostenvergoeding zou eindigen per 31 december 2020, is de noodmaatregel in verband met het coronavirus en de huidige lockdown nu verlengd tot 31 maart.

Mensen die veel thuis werken en nog maar weinig op kantoor zijn, mogen vanaf 1 april dus geen vaste reiskostenvergoeding meer ontvangen. Voor een variabele reiskostenvergoeding is een registratie van kantoordagen en/of thuisdagen nodig. Dat kan vanaf nu heel eenvoudig in prime Time of via onze mobiele oplossing prime Mobile.

Reiskostenvergoeding: tijdelijke regeling

Als onderdeel van een steunpakket had het kabinet in de vorige lockdownperiode de reiskostenregeling voor bedrijven en hun werknemers versoepeld.

Nog tot eind maart mogen werkgevers in elk geval reeds bestaande, vaste reiskostenvergoedingen onbelast blijven vergoeden, ook al worden deze reiskosten in werkelijkheid niet meer (of minder) gemaakt omdat de werknemer thuis werkt. (Zie punt 6.2 in dit bericht in de Staatscourant, of de paragraaf over reiskosten in dit bericht over het steunpakket.) 

Kantoordagen registreren

Maar aan die versoepeling komt dus een eind, ook al is de lockdownperiode verlengd en moeten veel mensen thuis blijven werken. Mogelijk geldt vanaf april de gewone reiskostenregeling weer: werkgevers mogen alleen werknemers die ten minste 36 weken of 128 dagen per jaar naar een vaste werkplek reizen, onbelast een vaste reiskostenvergoeding betalen.

Wie minder naar kantoor reist, kan een dagvergoeding of vergoeding voor de werkelijk gemaakte reiskosten ontvangen. Een zorgvuldige registratie van kantoordagen is dan wel vereist. Ook is het mogelijk ervoor te kiezen om de ‘oude’ reiskostenvergoeding te vervangen of aan te vullen met een thuiswerkvergoeding. Hier kunnen dan bijvoorbeeld (een gedeelte van de) kosten voor gedeclareerd worden, zoals de internetrekening thuis of de inrichting van een kantoorwerkplek. Een andere mogelijkheid is een vaste onbelaste onkostenvergoeding.

Registreren kan makkelijk met prime Time 

Nu thuiswerken niet alleen noodzakelijk maar ook steeds populairder wordt, krijgen veel personeel- en salarisadministrateurs ook op de langere termijn te maken met deze registratielast. De ontwikkelaars van prime Time zijn meteen aan de slag gegaan om hier een oplossing voor te bieden.

In prime Time was het al mogelijk om reiskostenregelingen in te stellen, zoals een reiskostenvergoeding op basis van gereisde kilometers. Nu kunt u zo’n vergoeding ook makkelijk berekenen op basis van het aantal kantoordagen.

Hoe het werkt

Is telewerk de standaard, dan kunnen medewerkers die toch op kantoor komen werken dit expliciet aangeven. Zo is het mogelijk om aan het einde van de maand te zien hoeveel dagen kantoorwerk er waren. Is kantoorwerk de standaard, dan geven de medewerkers het expliciet aan als ze telewerken. Zo kan het aantal resterende kantoordagen berekend worden. Afhankelijk van de werking binnen uw bedrijf kunnen medewerkers via een badgelezer en/of aanvraagcodes aangeven of ze thuis of op kantoor werken. Deze eenvoudige manier van registreren betekent een sterke administratieve vereenvoudiging voor de personeelsdienst.

Geïnteresseerd in deze oplossing? Neem gerust contact op voor meer informatie.