Bezoekers, leveranciers en tijdelijke medewerkers automatisch identificeren: hoe start je daarmee?
De voordelen van een digitaal systeem voor bezoekersregistratie zijn eindeloos. Met zo’n installatie creëer je een omgeving waar bezoekers, tijdelijke medewerkers en leveranciers binnen no time worden opgeslagen in een systeem. Hiermee worden de manuele handelingen tot een minimum beperkt en bedraagt het registratieproces voor je bedrijf hooguit enkele seconden.
Het identificeren van bezoekers en tijdelijke medewerkers wordt erg eenvoudig met automatische systemen.
Stap 1: Wat zijn de huidige uitdagingen?
Om een situatie te verbeteren middels een nieuw digitaal systeem, is het belangrijk om eerst te evalueren waar de pijnpunten precies zitten. Wat zijn op dit moment de veelvoorkomende uitdagingen en zaken die aandacht verdienen tijdens het aanmeldproces en het registreren van bezoekers? Zijn het de lange wachttijden? Het waarborgen van de privacy? Het foutloos invoeren van informatie? Waar de knelpunten ook zitten, samen stellen we vast waardoor de identificatie onnodig wordt vertraagd.
Daarnaast hebben lang niet alle bedrijven continu iemand bij een welkomstbalie zitten. Daardoor zien verschillende medewerkers zich genoodzaakt om de bezoekersregistratie op te pakken - uiteraard funest voor hun productiviteit. En naast de daadwerkelijk registratie van tijdelijke gasten zorgt het papierwerk vooraf en achteraf ook voor een extra workload. Dus: de werksituatie met alle knelpunten moet nauwkeurig in kaart worden gebracht.
Stap 2: Welke software heb je nodig?
Er zijn veel soorten software die je kunt gebruiken om bezoekers digitaal te registreren. Pas op, want hoewel veel software op het eerste oog aantrekkelijk lijkt, hoeft dat nog niet te betekenen dat die ook voor jullie bedrijf het beste werkt. In stap 3 vertellen we meer over het herkennen van goede, gebruiksvriendelijke software.
Het is verder belangrijk om te zien of het systeem van je keuze ook aansluit op de al aanwezige systemen, software (zoals Outlook of andere externe toepassingen) en reeds bestaande toegangsrechten of -profielen in het bedrijf. Ook cruciaal: de statussen van bezoekers of tijdelijke medewerkers moet je kunnen opvragen via locatie-functionaliteiten. Niet alleen handig voor de administratie, maar ook essentieel in het geval van bijvoorbeeld evacuaties.
Stap 3: Integratie met bestaande systemen
De kans is groot dat er in jullie bedrijf al relevante software en hardware aanwezig zijn, zoals documentscanners. Uiteraard is het niet nodig om deze apparatuur in de container te gooien en te vervangen door volledig nieuw materiaal, wanneer je besluit tot het updaten van je toegangssystemen. Sterker nog: vanuit die positie word je al gestuurd richting bepaalde systemen die hiermee naadloos samenwerken.
In het eerder genoemde voorbeeld van Outlook kunnen afspraken bijvoorbeeld automatisch worden doorgestuurd naar het nieuwe, centrale registratiesysteem. Hierdoor kan de bezoeker dankzij een automatisch gegenereerde QR-code het pand betreden, in een mum van tijd. Dat is nog eens een professioneel welkom!
Stap 4: Wat is het beschikbare budget?
Heel belangrijk: welk budget is er beschikbaar voor de transitie? Ook dit hangt sterk samen met de grootte van het bedrijf en de gewenste toepassingen. Daarom is het een goed idee om dit alles met een professionele partner vanaf stap 1 door te spreken. Wij kennen bij Primion Benelux de kneepjes van het vak en de eventuele aandachtspunten. Wij geven graag advies dat in jullie belang is!
Stap 5: Welke partner kies ik?
Het is aan te raden om te kiezen voor een sparringpartner die de juiste, toegepaste oplossingen aandraagt. Een partner die vanuit het volledige palet van kleuren kan meekijken en kan focussen op een registratiesysteem dat écht bij je past. Ga ook nooit met maar één partner het gesprek aan. Uiteraard bieden wij ons bij Primion Benelux graag aan als partij voor dit soort kwesties, maar het is vooral van belang dat de partner veel ervaring heeft in de desbetreffende sector waarin je bedrijf zich bevindt.
Wil je graag meer informatie of een persoonlijk gesprek over alle mogelijkheden die passen bij jouw bedrijf? Neem dan rechtstreeks contact op met één van onze experts. Professioneel advies is slechts één telefoontje of berichtje van je vandaan!
