Digitale bezoekersregistratie verplicht voor optimale veiligheid in je bedrijf
Wat omvat een goede bezoekersregistratie?
Het verplichten van bezoekersregistratie staat centraal in het handhaven van de veiligheid binnen een pand. Bij Primion Benelux begrijpen we dat veiligheid niet alleen gaat over het fysieke welzijn, maar ook over het inzicht hebben in wie het pand betreedt en verlaat. Het gebruik van een digitale bezoekersregistratie-app, in plaats van traditionele papieren logboeken, biedt een duidelijk overzicht van elke persoon die aanwezig is. Dit is cruciaal voor effectieve BHV (Bedrijfshulpverlening) procedures.
Dankzij bezoekersregistratie krijg je een overzicht van welke personen er op een bepaald moment in je bedrijfsgebouwen aanwezig zijn. Bezoekers moeten zich hiervoor aanmelden, met naam, aankomst- en vertrekuur. Dit verschilt van de registratie van medewerkers die zich bijvoorbeeld registreren met een badge of via een vingerscan.
Waarom kiezen voor digitale bezoekersregistratie?
- In tijden van corona speelt bezoekersregistratie een belangrijke rol bij de contact tracing in geval van een besmetting of uitbraak. Daarnaast is het bij calamiteiten (zoals brand) cruciaal dat de hulpdiensten snel een overzicht van de aanwezige personen krijgen. Zo kunnen ze nagaan of iedereen in veiligheid is.
- Maar er zijn nog tal van andere toepassingen waarbij bezoekersregistratie erg nuttig is, denk bijvoorbeeld aan een calamiteit of voor een evenement met vooraf geregistreerde bezoekers of situaties waarbij je achteraf de namen van aanwezige personen moet kunnen opzoeken.
- Ten slotte is het om te voldoen aan bepaalde normeringen (onder andere ISO-9001, ISO-22000 en HACCP) verplicht om een logboek bij te houden. Uiteraard kan dit ook digitaal.
Hoe bezoekersregistratie organiseren?
Digitale bezoekersregistratie verloopt bijzonder vlot met prime Visit. De aanmeldterminal kunt op een plek naar keuze plaatsen en later eenvoudig verhuizen naar een balie of een andere desk.
Na een voorafgaande registratie meldt je bezoeker zich aan met behulp van een QR-code of een identiteitsbewijs. Dit kost nauwelijks een minuut tijd. De QR-code kan makkelijke en snel gescand kan worden (ook mobiel), zodat je bezoeker het scherm zo weinig mogelijk moet aanraken. Jij krijgt op de pc en/of smarthone onmiddellijk een melding dat je gast gearriveerd is en beschikt over een overzicht van alle geplande bezoeken. Bovendien is het bijzonder makkelijk om op basis van deze gegevens diverse rapporten te creëren.
Onze app maakt het mogelijk om snel en efficiënt te reageren in noodsituaties. Stel, er breekt een brand uit of er is een andere calamiteit in het pand. Met onze digitale oplossing heb je direct een helder overzicht van alle aanwezige personen, iets wat met papieren registratie vaak een tijdrovende uitdaging is. Dit inzicht is essentieel voor een snelle evacuatie en kan letterlijk het verschil betekenen tussen leven en dood.
Bezoekersregistratie verplicht in tijden van corona
Zeker tijdens de huidige coronacrisis is een digitale receptie uitgerust met prime Visit een uitstekende oplossing. Op deze manier kun je op elk moment anderhalve meter afstand met bezoekers garanderen. Bovendien kun je voor een uitnodigingsmail al aangeven welke coronagedragsregels en preventiemaatregelen jouw organisatie hanteert. Zo breng je bezoekers vooraf op de hoogte en kunnen zij zich op hun bezoek voorbereiden.
Per type bezoekers geef je ook duidelijk aan waar zij zich moeten aanmelden. Zo voorkom je onnodige contactmomenten en bewegingen op jouw terrein. Conform de regels van het GDPR / AVG worden de gegevens van je bezoekers in prime Visit slechts bijgehouden zolang nodig en worden ze nadien vernietigd. De conclusie? Bezoekersregistratie is altijd een handige tool, maar in noodsituaties is het een perfect middel voor het verhogen van de veiligheid van medewerkers en bezoekers.
Bij Primion Benelux begrijpen we hoe belangrijk veiligheid en controle zijn in jouw bedrijf. Daarom raden we sterk aan om bezoekersregistratie te verplichten. Wanneer je dit doet, zorg je niet alleen voor de veiligheid van je personeel, maar creëer je ook meer bewustzijn over wie er in het gebouw aanwezig is. Met ons geavanceerde bezoekersregistratie systeem kun je direct alle bezoekersgegevens vastleggen, zonder dat dit veel inspanning van jouw receptiepersoneel vergt. Het systeem wordt automatisch geüpdatet en voldoet aan alle relevante wet- en regelgeving, waaronder de AVG en Arbowet. Bovendien voldoet onze digitale bezoekersregistratie aan de algemene voorwaarden van privacy en veiligheidswetgeving. Wil je advies over hoe dit systeem het beste in jouw organisatie kunt implementeren? Neem contact met ons op. Wij staan klaar om je te helpen bij het maken van een veilige en verantwoorde keuze, zodat je geen zorgen hoeft te hebben over de veiligheid van de eerste, maar ook van elke daaropvolgende bezoeker in je pand.
Je staat in controle over welke informatie wordt vastgelegd en wie er toegang heeft tot deze gegevens. Ons systeem waarborgt de privacy van jouw bezoekers en zorgt ervoor dat hun gegevens niet voor andere doeleinden worden gebruikt. Daarnaast biedt het de mogelijkheid om specifieke bezoekers vooraf te registreren, zodat het ontvangstproces nog sneller en efficiënter verloopt. Met ons bezoekersregistratiesysteem voldoe je niet alleen aan de wetgeving, maar maak je ook een goed indruk op jouw bezoekers. Het laat zien dat je hun veiligheid serieus neemt en zorgt voor een professionele uitstraling van jouw bedrijf. Bekijk vandaag nog wat ons systeem voor jou kan doen en maak een veilige omgeving voor alle medewerkers en bezoekers mogelijk!
Ook een bezoekersregistratie verplicht implementeren binnen uw organisatie? Kies dan voor prime Visit of neem snel contact op.
