Hoewel vergaderingen op afstand in de afgelopen jaren flink aan populariteit wonnen, heeft in veel gevallen de daadwerkelijke aanwezigheid van externe gasten nog steeds de voorkeur. Bij gesprekken of kennismakingen is het nu eenmaal veel fijner om mensen recht in de ogen te kijken dan om het zoveelste scherm van de dag tegenover je te hebben. Maar om externe gasten soepel te ontvangen binnen je bedrijf, is er veel wat er moet gebeuren. Laten we eens zo’n scenario doorlopen – met technologieën die we al kennen bij primion Benelux, met prime visit en prime web access.

Een warm welkom

Aan de ene kant is het zaak om een gast zich welkom te laten voelen, maar aan de andere kant is het ook belangrijk dat dit niet te veel personeelsinzet mag kosten. Wanneer gasten zich vooraf zelf aanmelden in een onlineomgeving, krijgen ze met het systeem van primion Benelux automatisch een welkomstmail met routebeschrijving die alle benodigde elementen aanstipt – en automatisch irrelevante informatie weglaat. ‘U bent van harte welkom bij de vergadering om 13.30. U hebt vanaf 12.30 toegang tot ons terrein wanneer u bij de slagboom deze QR-code scant. Daarna betreedt u ons gebouw, met dezelfde code, via de hoofdingang langs de scandeur waar u zich aanmeldt bij de zuil via deze zelfde QR-code. In de kantine of bij de receptie staat er een heerlijk kopje koffie, thee of cappuccino klaar.’ Mooi: deze mail en de losse componenten hoeven maar één keer getypt te worden, en kunnen daarna naar wens worden ingezet.

Efficiëntie en veiligheid

En zonder dat ook maar één beveiliger, receptionist of portier benodigd is, kunnen bezoekers zichzelf aanmelden. Dat gaat bij de hoofdingang, waar uiteraard mensen achter een balie zitten voor eventuele vragen of uitleg, maar waar de reguliere bezoeker geheel zelfstandig het entreeproces kan doorlopen. Sterker nog: wanneer het (bijvoorbeeld voor verzekeringsdoeleinden) benodigd is om bezoekers bepaalde veiligheidsinstructies mee te geven, is daar dit het moment voor. Na het bekijken van een video of het lezen van een bepaalde tekst – en eventueel een kleine test (‘Wat is het interne alarmnummer?’) – kan een gast voor een bepaalde periode worden ‘gecertificeerd’ om het gebouw zelfstandig te betreden. Een dag, een maand, een jaar lang toegang… zonder gedoe! Dit is precies het mooie van het combineren van toegangscontrole met gekoppelde bezoekersregistratie: gasten zijn volledig welkom, maar het is wel dichtgetimmerd.

Bezoekersregistratiesysteem op niveau

De gast – die nu een badge heeft gekregen of nog steeds de QR-code gebruikt – vervolgt zijn weg naar de lift. Deze persoonlijke pas geeft middels de lift uitsluitend toegang tot de verdieping waar de vergadering plaatsvindt. Ondertussen heeft de vergaderingsleider, die op dat moment ergens anders in het gebouw aan het werk is, een notificatie ontvangen dat de gesprekspartner is gearriveerd. De gast wandelt door de gang – uiteraard alleen door de toegestane gangen, maakt nog even gebruik van het toilet, want ook daar geeft de pas toegang, en wacht op de meeting.

Na afloop

Na een hartelijk gesprek is het tijd om afscheid te nemen en het gebouw weer te verlaten. En waar voorheen nog iemand mee moest lopen met een pasje, code of sleutelbos, kan de genodigde nu via de lift weer terug naar – en uitsluitend terug naar – de begane grond, alwaar de spreekwoordelijke rode loper richting de parkeerplaats alweer is uitgerold. Deuren die gesloten moeten blijven, blijven dicht, gangen die verboden terrein zijn, zullen niet worden betreden. De QR-code of de badge is immers leidend, en bedrijfsgevoelige informatie blijft daar waar deze hoort. Zelfs personeelsleden kunnen op deze manier worden ingedeeld in een toegestane en een afgeschermde groep.

Tot ziens!

Na het verkrijgen van de uitrijkaart (bij inlevering van de badge) keert de gast weer huiswaarts. Ons systeem prime visit heeft in samenwerking met prime web access weer uitstekend werk geleverd.

Met een vriendelijk woord van de receptionist nog in het achterhoofd vindt de invitézijn weg zelf weer terug. Tot een volgende keer, wanneer ook dan het bezoekersmanagement weer een geslaagd bezoek zal garanderen!