Digitaal bezoekersbeheer: contactloos, traceerbaar en professioneel
Een gerichte voorbereiding van afspraken, versnelde processen en een vriendelijk onthaal met een modern bezoekersbeheersysteem
Of ze nu vooraf gepland zijn of last-minute vastgelegd: bezoeken maken in de meeste bedrijven deel uit van de dagelijkse routine – van klanten tot leveranciers en andere dienstverleners.
Gasten moeten zich vaak op papier registreren aan de receptiedesk, waarna de receptionist bezoekerspassen maakt en info geeft over onder andere veiligheidsinstructies.
In tijden waarin een doorgedreven contactloze aanpak wenselijk is, biedt een digitaal bezoekersbeheer met de prime Visit een tool die even efficiënt als moduleerbaar is om onthaalprocessen te automatiseren en zo bedrijfsbezoeken te professionaliseren en tijd te besparen, met bovendien een warme ontvangst. prime Visit versnelt de procedures voor check-in en check-out aanzienlijk en centraliseert ze op één platform – inclusief individuele toegangsmachtigingen tot het gebouw voor elke bezoeker, indien nodig.
Maak komaf met analoge processen dankzij digitaal bezoekersbeheer
De klassieke bezoekerslijst is niet enkel tijdrovend, ook foutgevoelig. Het personeel moet de geregistreerde informatie immers manueel ingeven in het systeem – een proces dat het digitaal bezoekersbeheer via prime Visit vermijdt. Het slaat de gegevens online op en creëert badges digitaal: een modern bezoekersbeheersysteem dat gebruik maakt van software levert een aanzienlijke bijdrage tot de optimalisering van bezoekersbeheer in een bedrijf. De toegang wordt snel, veilig en betrouwbaar beheerd, een overzicht van wie in het bedrijf is en voor hoe lang is steeds beschikbaar en afspraken worden vooraf digitaal georganiseerd op een manier die eenvoudig is voor beide partijen.
Na het maken van een afspraak ontvangt de bezoeker een e-mail, geeft hij zijn of haar gegevens in en krijgt hij een QR-code. De bezoeker scant die code aan de kiosk of laat ze lezen aan de receptie. De bezoekerspas, inclusief alle machtigingen, wordt automatisch geprint. Met prime Visit worden gasten individueel begroet via het scherm en krijgen ze gedetailleerde informatie over gevarenbeschermingsmaatregelen of de locatie. De software creëert voor elke bezoeker een dataset die voldoet aan de GDPR-regels, met de mogelijkheid om extra informatie toe te voegen ter voorbereiding van de afspraak. Van zodra de bezoeker zich registreert, ontvangt de gastheer een e-mail met de melding daarvan, zodat hij hem kan gaan ontvangen of ontmoeten in de toegewezen vergaderzaal.
Groepen bezoekers kunnen ook op een tijdbesparende manier ontvangen worden dankzij prime Visit en een gegroepeerde check-in, bijvoorbeeld door een document met de namen van alle bezoekers te scannen en toe te voegen aan de dataset van de persoon die verantwoordelijk is voor het bezoek. Spontane bezoeken organiseer je net zo eenvoudig. In enkele clicks worden de bezoekersgegevens rechtstreeks aan de receptie digitaal geregistreerd, met creatie van een toegangsbadge. Bezoekers die regelmatig terugkomen, zoals sommige dienstverleners of leveranciers, moeten bovendien niet telkens opnieuw hun gegevens invoeren: het digitaal bezoekersbeheer slaat ze op inclusief de toegangscontrole tot het gebouw of de site. Het personeel aan de receptie kan de gegevens terug opvissen wanneer nodig.
Vlot proces, contactloze receptie en veilige documentatie dankzij digitaal bezoekersbeheer
primion software biedt een modulaire oplossing voor de implementatie van digitaal bezoekersbeheer in het bedrijf volgens de nieuwste technologische standaarden, voor een veilige, contactloze gastenontvangst en geautomatiseerde bezoekersbeheerprocessen. Bezoekerslijsten creëren is mogelijk met één click; alle gegevens worden opgeslagen en geanalyseerd in lijn met de Europese gegevensbeschermingsregels (GDPR). prime Visit heeft bovendien een gebruiksvriendelijk design, is integreerbaar in de bestaande huisstijl en kan bijvoorbeeld ook als een onafhankelijke module gekoppeld worden aan toegangscontrole.
Eenvoudig inplannen, een uitgebreid overzicht van eerdere, huidige of toekomstige bezoeken, een grote tijdsbesparing en meer veiligheid voor beide partijen: digitaal bezoekersbeheer vermijdt wachtrijen aan de receptie – een teken van respect voor de bezoeker!
Wil je ook meer weten over Primion Benelux en de ondersteuning die wij kunnen bieden binnen jullie organisatie?
Neem dan gemakkelijk contact met ons op.
