Bezoekersregistratie en AVG
We horen bij primion Benelux vaak dat sommige mensen niets moeten hebben van het digitaal registreren van bezoekers. Dat zit allemaal maar in computers, daar kan iedereen bij die dat niet mag lezen, en dat wordt tot in lengte van jaren bewaard en is veel te complex. Een eenvoudig, betrouwbaar, papieren opschrijfboek bij de ingang van gebouwen is veel beter, en niemand kan zo je persoonsgegevens misbruiken! Toch?
Laten we even teruggaan in de tijd. Naar een bedrijf, of openbaar gebouw, waar je bij binnenkomst in een papieren schrift of notitieblok je bezoekersgegevens moest invullen. Welkom! Wat is uw naam? Telefoonnummer? Huis- en mailadres? Firma? Vult u het allemaal maar in op de lijntjes. Maar helaas is dit scenario geen stap terug in de tijd. De meeste bedrijven gebruiken vandaag de dag nog stééds zo’n papieren schrijfblok. Een klap in het gezicht van de wet op de privacy en de persoonsgegevens.
Ongewenste communicatie
Want juist dat is geenszins veilig of discreet. Het is niet zo dat bij het verlaten van het gebouw de receptiemedewerker de gegevens van de bezoeker uit het boek scheurt. Integendeel: zulke boeken werden vaak jarenlang bewaard en bleken een dankbare database te zijn voor marketingbrieven en ongevraagde contactmomenten, waar bovendien niemand echt verantwoordelijk voor was of procedures rond bestonden. Over het beschermen en registreren van persoonsgegevens gesproken…!
Bij Primion.nl hechten we namelijk veel waarde aan de naleving van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij bezoekersregistratie. Dit is niet alleen een wettelijke verplichting, maar biedt ook voordelen voor zowel de organisatie als de bezoekers. Onze digitale bezoekersregistratie-app zorgt voor een sluitende verwerking van persoonsgegevens, volgens de strikte voorwaarden van de AVG. Wanneer bezoekers zich registreren, vullen ze een online formulier in en gaan akkoord met de verwerking van hun gegevens. Dit biedt een helder overzicht van de gegevensverwerking en stelt bezoekers in staat om hun eigen privacy te beheren.
De wetgeving voor bezoekersregistratie en AVG
De GDPR-wetgeving (General Data Protection Regulation) of AVG-wetgeving (zoals het in Nederland heet, Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een relatief nieuwe gegevensbeschermingsregeling uit mei 2018. De wet geeft kaders voor het bijhouden van persoonlijke data, en wie deze data op een geoorloofde manier zou kunnen gebruiken. Primion Benelux voorziet je van de juiste tools, zodat jij je verantwoordelijkheid richting bezoekers nóg beter vorm kan geven.
Want met primion Benelux vindt bezoekersregistratie niet alleen digitaal plaats, de gegevens kunnen ook gelijk worden versleuteld, veel beperkter opgeslagen worden en na een bepaalde periode worden verwijderd. Daarnaast is het veel efficiënter. Digitale bezoekersregistratie komt juist als winnaar uit de bus als het gaat over de nieuwe richtlijnen en wetten. Een virtueel bezoekersregistratiesysteem is dus helemaal zo gek nog niet. De integratie van onze bezoekersregistratie met de AVG-richtlijnen sluit ook aan bij andere wettelijke vereisten, zoals de Arbowet, door een veilige werkomgeving te garanderen. Het eerste contactpunt van een bezoeker met jouw organisatie via onze app is dus niet alleen een kennismaking met je bedrijf, maar ook een bevestiging van je toewijding aan veiligheid en privacy. Dit zijn essentiële aspecten die bijdragen aan een positief imago en het vertrouwen van bezoekers in je organisatie versterken.
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) heeft invloed op verschillende aspecten van gegevensverwerking, waaronder bezoekersregistratie. Organisaties moeten ervoor zorgen dat ze voldoen aan de AVG-richtlijnen bij het verzamelen en gebruiken van persoonlijke gegevens van bezoekers. Een van de mogelijkheden om aan de AVG te voldoen, is door het implementeren van een veilig en gecontroleerd systeem voor bezoekersregistratie. Hiermee kunnen organisaties zien welke bezoekers aanwezig zijn, hoe lang ze blijven en bij welke afdelingen ze mogelijk toegang hebben. Het is belangrijk om te benadrukken dat organisaties niet meer informatie mogen verzamelen dan nodig is voor het beoogde doel. Bijvoorbeeld, het vragen van persoonlijke gegevens zoals adres en telefoonnummer voor een kort bezoek aan de receptie zou niet altijd noodzakelijk zijn. Het is echter wel toegestaan om bezoekers te vragen zich te registreren, zodat de organisatie inzicht heeft in wie er aanwezig is en in geval van nood de juiste veiligheidsmaatregelen kan treffen. Om ervoor te zorgen dat het bezoekersregistratiesysteem voldoet aan de AVG-richtlijnen, moeten organisaties transparant zijn over het gebruik van de verzamelde gegevens en de bewaartermijnen ervan. Bezoekers moeten op de hoogte worden gesteld van hoe hun gegevens worden verwerkt en welke rechten ze hebben met betrekking tot hun gegevens. Het werken met een AVG-compatibel bezoekersregistratiesysteem biedt organisaties het inzicht dat ze nodig hebben, terwijl ze tegelijkertijd de veiligheid en privacy van bezoekers waarborgen. Door bewust te zijn van de AVG-richtlijnen en het maken van weloverwogen keuzes, kunnen organisaties op een verantwoorde manier hun bezoekersregistratieproces beheren.
Digitale oplossing
Direct na het invoeren van de gegevens zijn ze namelijk met een druk op de knop opgenomen in een gesloten database. Ze liggen niet meer in het zicht van iedereen die naar binnen of buiten wandelt, en baliemedewerkers kunnen alleen inzien wat zij nodig hebben voor het entreeproces. Ze kunnen voor iedere periode worden bewaard, en na die tijd automatisch worden gewist.
En dat is nu net de kern van de AVG of GDPR. Je mag voor bepaalde processen gerust privacydata gebruiken, maar de manier waarop je het vastlegt en de toegang tot deze informatie afgrendelt voor een selecte groep mensen (mits toestemming), dat kan alleen maar optimaal wanneer je het digitaal doet.
Cyber security: kunnen we ook
Dan blijft natuurlijk de vraag: wat nu als gegevens digitaal zouden uitlekken? Klopt, goed punt. In dat geval verschuift het topic richting cyber security. Dat staat los van het initiële oogmerk van de gegevensbeschermingswet. Maar: het is dus wel belangrijk om met een professional in zee te gaan die alle componenten van een zorgvuldige registratie in huis heeft. Ook daar helpen wij graag bij. Want een kenner op dat vlak is primion Benelux al decennialang – en dat is informatie die iedereen mag weten!
Bij primion Benelux hechten we enorm veel waarde aan de privacy en veiligheid van onze klanten, waaronder de bezoekersregistratie. Daarom hebben we een volledig digitaal systeem ontwikkeld dat voldoet aan de strenge AVG-regels. Dit systeem maakt het mogelijk om nauwkeurig en secuur bezoekers te registreren en hun toegang tot het pand te beheren. Via ons gebruiksvriendelijke menu kun je eenvoudig bezoekersregistraties inzien en beheren. Dit overzichtelijke menu maakt het mogelijk om snel te bekijken wie er binnen het pand is en wie toegang heeft gekregen. Het digitale receptiesysteem zorgt ervoor dat bezoekers zich moeiteloos kunnen registreren en toegang krijgen tot de juiste ruimtes, terwijl hun persoonlijke gegevens veilig worden opgeslagen en alleen toegankelijk zijn voor geautoriseerd personeel.
Dit betekent dat je als organisatie volledig voldoet aan de AVG-regels en dat je bezoekers met een gerust hart kunt ontvangen. Met ons nauwkeurige en secuur omgaan met bezoekersregistratie ben je ervan verzekerd dat de toegang tot jouw pand in goede handen is en dat alle gegevens veilig worden beheerd. Bij primion Benelux kun je vertrouwen op ons betrouwbare systeem voor een professioneel en veilig ontvangst van alle bezoekers. Wanneer helpen we op jouw locatie om de bezoekersregistratie avg te optimaliseren?
